KPI: ¿qué son y cómo ayudan al gerente?

• ¿Qué son los KPI y para qué sirven?
• ¿Cuáles son los tipos de KPI?
• 1# KPI de productividad
• 2# KPI de calidad
• ¿Qué necesito para crear mis propios KPI?
• ¿Y después de que ya tenga mis propios KPI?
• ¿Cómo hacer un buen uso de los KPI?

Seguro que habrás oído hablar de KPI, ya que este término es muy común en el universo corporativo, especialmente el de ventas. Es probable que tenga una idea de lo que se trata. En la publicación de hoy, voy a hablar de ello, dando a los gerentes consejos sobre cómo los KPI pueden ser útiles para motivar al equipo y aumentar sus ventas. ¡Asegúrate de leer!

¿Qué son los KPI y para qué sirven?

El término KPI proviene del inglés y significa Key Performance Indicator o, en una traducción gratuita al español, indicador de rendimiento. Puede referirse a un objetivo general o específico y no es necesariamente cuantitativo, pero si lo es, se puede medir tanto manualmente, utilizando hojas de cálculo, por ejemplo, como con un software específico.

Los KPI básicamente sirven para orientar el trabajo del gerente, ya que, a través de los indicadores, el profesional es capaz de seguir la evolución de los procesos y / o empleados, realizando, si es necesario, correcciones o ajustes para lograr el objetivo.

¿Cuáles son los tipos de KPI?

Hay varios tipos de KPI, pero aquí hay dos ejemplos. Vea:

1# KPI de productividad

Por lo general, implican equipo de la empresa, la medición de los resultados obtenidos. Por ejemplo, la organización puede tener un KPI llamado “ventas realizadas”, que serían los efectivamente cerrados por cada empleado en un período específico. A través de este indicador, sería posible evaluar si un empleado en particular ha evolucionado o no en la captación de nuevos clientes.

2# KPI de calidad

Este KPI busca una evaluación del proceso, es decir, se interesa más por la calidad que por la cantidad. Suponiendo que, en una empresa de ventas, exista este KPI y que el empleado que más vendió en un mes determinado es el que más quejas de los clientes recibió. Depende del gerente concentrarse en el proceso de ventas del empleado e intentar comprender el motivo de tantas quejas.

Otra clasificación que puede ver para los KPI implica dos términos: KPI primarios y secundarios. Para comprender mejor cómo funcionan, tomemos un ejemplo práctico: supongamos que la empresa necesita aumentar sus ventas en un 15%. Esto ciertamente lo decidirán quienes ocupen un puesto más alto en la jerarquía, es decir, el primer escalón. Entonces este sería un KPI primario.

Sin embargo, para lograr este objetivo, es necesario crear otros KPIs “más pequeños” que serán realizados por los supervisores o profesionales más cercanos al equipo de ventas. Estos KPI se denominan KPI secundarios.

Quizás estés pensando lo siguiente: sí, entiendo todo esto, pero ¿cómo puedo acercar los KPI a la realidad de mi empresa? Simple, necesita tener sus propios KPI para poder monitorear de cerca los resultados e intervenir cuando sea necesario. ¿No sabes cómo hacer eso? ¡Ahora te daré algunos consejos!

¿Qué necesito para crear mis propios KPI?

Deberá reflexionar sobre algunos problemas antes de crear sus propios KPI:

• ¿Cuáles son sus metas a pequeño, mediano y largo plazo?
• ¿Tienes un equipo calificado para llegar a ellos?
• ¿Cuánto tiempo llevará alcanzar estos objetivos?
• ¿Se pueden alcanzar realmente las metas definidas en el tiempo esperado?

Tener en cuenta estos problemas puede ayudarlo mucho a diseñar sus propios KPI. Y recuerda que es muy importante que esto se haga porque cada empresa tiene sus necesidades y particularidades, por lo tanto, no debe utilizar KPI genéricos, sino aquellos que se ajusten a sus necesidades específicas.

¿Y después de que ya tenga mis propios KPI?

Una vez que tenga sus propios KPI, es importante compartirlos con los empleados. Como gerente, recuerde que es posible que haya creado KPI primarios, lo que requerirá que otros empleados de segundo nivel creen KPI secundarios.

Una vez que el equipo ha trabajado para alcanzar la meta en el tiempo asignado, es importante vigilar de cerca las acciones para que, cuando sea necesario, se puedan hacer correcciones y ajustes, guiando al equipo y viviendo su día a día para saber cuándo motivar más o cuando algo planeado no funcionó, para que pueda volver a planificarlo.

En teoría, todo parece perfecto, pero ¿por qué la mayoría de los gerentes se equivocan tanto con los KPI? De eso vamos a hablar ahora.

¿Cómo hacer un buen uso de los KPI?

Un buen número de directivos se interponen en el camino de los KPI por una sencilla razón: les dan mucha información para analizar y la mayoría de los profesionales son incapaces de organizarlos de forma objetiva para hacer un buen uso de estos datos. En tales casos, hay dos soluciones a este problema.

El primero requiere más tiempo e implica la creación de gráficos y hojas de cálculo donde se pueda visualizar mejor la información obtenida, facilitando el análisis y la toma de decisiones. La ventaja de elegir esto es el costo, que es casi nulo. La desventaja consiste en el elevado tiempo que se dedica a hacer esto, un tiempo que, la mayoría de las veces, el gerente no tiene. Es por ello que, no pocas veces, estos profesionales acaban por no hacer un buen uso de los KPI.

La segunda opción implica utilizar software para hacer la parte que más tiempo lleva, que es la organización de los datos. Utilizando un programa accedes al tablero con todo organizado y tu trabajo se enfoca solo en el análisis de KPIs, que te serán de gran utilidad para sustentar tus decisiones. La desventaja es obviamente el costo del programa, pero te puedo decir con certeza que, con un buen uso del software, tus KPIs despegarán y los resultados -incluidos los financieros- serán tan buenos que te harán ver. este gasto no como gasto, sino como inversión.

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